【中小企業診断士解説】見積書→発注書→納品書→検収書→請求書。内容と流れを押さえて取引を理解しよう
はじめに
ビジネスにおいて、見積書、発注書、納品書、検収書、請求書は、取引において重要な役割を果たします。これらの書類は、取引の流れに沿って作成・送付され、重要な役割を果たします。しかしながら、個人で独立開業後間もない個人事業主の方や独立起業のために副業をはじめられた方などは身近に相談をする方がおらず困っている方もいらっしゃるのではないでしょうか？今回は、それぞれの書類の役割と基本的な書き方について、分かりやすくご説明をします。
見積書、納品書、請求書等の基本的な書類の意味と役割
ビジネスにおいて、見積書、発注書、納品書、検収書、請求書は重要な書類です。これらの書類を発行することで、取引の内容や進捗状況を明確にし、取引先との信頼関係を築くことができます。見積書は、商品やサービスについて、事前に「これくらいの価格になります」という金額を示す書類です。単価や数量、合計金額のほかに、納期や支払条件などを記載する場合もあります。また、発注者が複数の受注者からの見積書を集めて比較検討することができます。これを相見積もりと言います。
発注書は、商品やサービスを注文する側（発注者）が発行する、「あなたにこの条件でお任せします」という内容を記載した書類です。注文内容や合計金額、希望納期などを提示する役割を持ちます。
発注請書は、仕事を注文された側が「引き受ける」という意思を相手に明らかに示すための書類です。仕事を依頼した後で、受注先に「そんな注文は受けていない」と言われることを避けるために、あえて依頼し発行をしてもらう場合もあります。
納品書は、商品等を取引先に渡す際に文書として添付、内容が発注通り行われているかどうか相手に確認してもらうための書類です。未然にトラブル防止を図るため、あるいは早めに間違いを発見する目的のために使われます。
検収書は、発注者が「検収書」に基づき商品が間違いないか、種類や数に違いがないかどうかなど確認できるようにするための書類です。発注者が受注者から受け取った商品やサービスが、発注書や納品書に記載された内容と一致しているかどうかを確認するために使われます。請求書は、商品やサービスの代金を請求するための書類です。発注者が受注者に対して支払うべき金額を記載し、支払期限や支払方法などを記載することがあります。
これらの書類は、ビジネスにおいて欠かせないものです。書類を発行することで、取引の内容や進捗状況を明確にし、取引先との信頼関係を築くことができます。また、書類を発行することで、トラブルを未然に防ぐことができます。以上のように、見積書、発注書、納品書、検収書、請求書は、ビジネスにおいて重要な書類であり、適切に扱うことが求められます
それでは、それぞれの書類の役割や注意点などについて詳しくご説明を致します。
見積書の役割と基本的な書き方
見積書は、ビジネスにおいて重要な役割を果たしています。見積書は取引をおこなう判断のために取引先に提供されます。見積書は、商品やサービスの価格を事前に提示するために使用されます。取引契約を結ぶ前に価格を確認することが必要となるためです。そのため、見積書には、商品やサービスの詳細、数量、価格、支払い条件を記載する必要があります。
見積書の作成には、いくつかの基本的なルールがあります。まず、見積書には、発行日、有効期限、見積番号、発行者の情報、顧客の情報、商品やサービスの詳細、数量、価格、支払い条件などを記載することが必要となります。見積書には、正確な情報を記入することが重要です。仮に、契約後に双方の認識が違う等の事項が発生した際にトラブルへと発展する可能性があるからです。そのため、情報の確認が重要となってきます。また、見積書は、取引先が理解しやすいように、わかりやすく記載することを意識することも必用です。
発注書とその必要性
発注書も、ビジネスにおいて重要な役割を果たします。発注書は商品やサービスの正式な注文を行うために使用され、取引先にその意思を伝えるために発行されます。発注書の記載事項は商品やサービスの詳細、数量、価格、支払い条件などが含まれます。発注書を作成することで、取引先との間での認識の違いによるトラブルを未然に防ぐことができます。
発注書の発行は、法的に義務付けられているわけではありませんが、ビジネスシーンではトラブルを未然に防ぎ、社内処理を円滑にするために発行されることが一般的です。また、発注書は、取引先との友好的な関係を構築することにも役立ちます。
納品書と注文書の違いと注意点
納品書と注文書も、ビジネスにおいて重要な役割を果たしています。それぞれ独自の意味と役割があり、ビジネスの流れをスムーズにするために必要不可欠です。
納品書は、商品やサービスが正常に納品されたことを証明するために使用されます。納品書には、商品やサービスの詳細、数量、価格、支払い条件などが含まれます。納品書は、取引先に提供され、請求書の発行に必要な書類です。
一方、注文書は、商品やサービスを正式に注文するために使用されます。注文書は、取引先から受け取った見積書に基づいて作成されます。注文書には、基本的に見積書の記載内容と同じ内容で商品名やサービスの詳細、数量、価格、支払い条件などが記載されます。
納品書と注文書の違いは、それぞれの書類が使用されるタイミングです。注文書は、商品やサービスを正式に注文するために使用されます。一方、納品書は、商品やサービスが正常に納品際ことを証明するために使用されます。これらの書類を作成する際には、正確な情報を記入することが重要です。また、書類は取引先が理解しやすいように、わかりやすく記載することを意識することも重要です。せっかく正しい内容が記載されていたとしても、相手が内容を誤解するようでは後のトラブルに発展してしまいます。また、書類が読み取りにくいようでは、仮に競合他社と同じ商品やサービスであったとしても自社の製品やサービスが選ばれなくなってしまう要因にも繋がりかねないからです。ビジネスにおいてこれらの書類を正しく作成し、管理することは、ビジネスの成功に欠かせない要素の1つです。
検収書の役割と注意点
検収書は、商品を受け取った後に、その内容が注文内容に合致していることを証明するために発行する書類です。検収書の発行は、取引先との信頼関係を築く上で非常に重要です。検収書を発行する際にもいくつかの注意事項があります。検収書の発行は、原則として商品を受け取った後に行うこと形となります。商品を受け取ったら、すぐに検収を行い、検収書を発行することが必要です。検収書にも、商品名、数量、金額、納期、支払条件などを正確に記載することが必要です。また、検収書には、発注者と受注者の会社名、住所、電話番号、担当者名なども記載することが必要です。その上で発注者と受注者の担当者が署名し、会社の印鑑を押印します。これにより、検収書が正式な書類であることが証明されます。検収書は、商品の納品状況や品質に関する記載が正確であることが求められます。そのため、検収書を作成する際には、商品を細かくチェックし、不備がないか確認するようにしましょう。検収書は、納品物やサービスに問題がなく、注文どおりであったことを証明する書類です。そのため、検収書にも、商品の品質や数量に関する記載が正確であることが求められます。検収書は、取引先との信頼関係を築く上で非常に重要な書類です。そのため、検収書の発行は、丁寧に作成することを心掛けましょう。これらの注意点を守り、正確な検収書を発行することで、取引先との信頼関係を築くことができます。
請求書と受領書の役割
請求書と受領書は、ビジネス取引において重要な役割を果たします。請求書は、商品やサービスを提供した後、相手に代金を請求するために必要となる書類です。請求金額を記載するとともに、内訳や振込先、振込期限などの情報を相手に伝える役割があります。発行することが法的に義務付けられているわけではありませんが、経理処理やトラブル防止の観点などから、発行することが一般的です。ここまで請求書の重要性についてお伝えしてきましたが、実は請求は省略をすることも出来ます。具体的には商品やサービスを納品し、それに対して受領書や検収書を提出することで、契約が成立し、対価支払いの義務が生じることを契約の段階で取り決め、請求書を発行しない方法です。これにより、煩雑な書類のやり取りをなくし、業務の効率化に繋げるとともに、ミスを防止する方法として実務上で利用されている事業所も多く存在します。
受領書は、商品やサービスの受け渡しが正常に行われた事実を記録するための書類です。金銭の受け取りでは金銭受領書と呼ばれることもあります。受領書も法的な義務として必ずしも求められるものではありませんが、取引の信頼性やトラブルの予防のために重要な役割を果たします。受領書には、受け取った日付や数量、双方の同意が記録されているため、トラブルの防止と、その解決に役立ちます。受け取りの事実を証明することが目的であるため、紙の書類だけでなく、電子メールなどの電子的な手段でも受領の報告を行うことは可能です。受領書には、受け取った物品やサービスの名称と詳細、受領日、発行元の情報、発行元の担当者印などが記載されます。受領書に記載すべきこれらの項目は、どれか一つでも情報が不足している場合や不正確だった場合に、証拠としての信頼性が低下してしまいます。そのため、「いつ・誰から・何を・いくつ受け取ったか」等の情報を正しく記載する必要があります。
書類作成と発行の流れと注意点
これまで触れてきた各種書類の作成と発行の流れを整理すると、書類の流れは見積書→発注書→納品書→検収書→請求となります。また、各種書類を発行するのは誰かを整理すると、見積書(受注側)→発注書(発注側)→納品書(発注側)→検収書(発注側)→請求(受注側)となります。つまり、受注側が発行した書類に対し、それを確認したことを証する書類を発注者が発行する。逆に発注者が発行した書類に対して、これを確認し内容を記載した書類を受注側が発行するという、あたかもキャッチボールのような、一連のコミュニケーションが生じることになります。
この一連のコミュニケーションにより、トラブルを回避し、信頼関係を醸成いくこととなります。ビジネスにおける書類の作成と発行は、重要なプロセスです。この書類作成と発行の流れを理解し、注意点を押さえることで、ビジネスプロセスをスムーズに進めることができます。
また、書類の発行にあたり、押さえておくべきポイントもあります。そもそもという形になりますが、先ずはその書類の目的を明確にすることが重要です。一般的なテンプレートも存在しますが、取引固有の情報などが存在する場合に記載を怠り勝ちです。備考や注意書きなどを活用しながら目的に沿った内容の書類を発行することを心がけましょう。次に必要な情報を収集することが必要となします。当然ではありますが記載すべき内容や法的に問題がない内容であるか等の情報収集も重要な要素となります。その後、書類の形式を決定し、書類を作成し、書類の確認と社内の承認を経て、発行するという手順が必要となります。
メールでの送付とエクセルでの書類作成方法
書類の内容がしっかりとしていても、それを表現することや、相手に正確に届けることが出来なければ本末転倒です。ここではメールでの書類の送付とエクセルでの書類作成についてお伝えします。まず、メールでの送付についてです。メールでの送付には、いくつかの注意点があります。一つ目は、ファイルサイズに注意するということです。メールでの送付には、添付をするファイルサイズに注意する必要があります。ファイルサイズが大きすぎる場合、相手のメールボックスに届かないことがあります。エラーメッセージが出れば、まだ良いのですが場合によっては受注者側も、発注者側もその事実に気が付かず、いつまで経っても書類が届かないといった誤解やトラブルに発展することがあります。そのため、メール到着の確認まで、しっかりと行うことが望まれます。また、ファイルのサイズが大きい場合、送信に時間がかかることがあります。その際はファイルを圧縮してファイルサイズを小さくすることをおすすめします。
またファイル名にも注意が必要です。ファイル名には、相手が理解しやすいように、わかりやすい名前をつけることが重要です。また、ファイル名には、日付やバージョン番号などをつけることで、管理しやすくすることができます。
メール本文に注意する メール本文には、添付ファイルの内容や送信の理由などを明記することが重要です。また、相手に返信を求める場合は、明確に伝えることが必要です。
そして、セキュリティにも配慮が必要です。
内容にもよりますが、場合によってはファイルにパスワードをかけてやり取りをするなど、情報管理や取引先への配慮なども重要です。
また、ビジネスメールを送る際には、件名や本文の書き方に気を配ることも重要です。件名は具体的かつ簡潔に ビジネスメールの件名は、具体的で簡潔なものにすることが重要です。件名には、何についてのメールなのかが一目で分かるようにしておくと親切です。件名の文字数は15~20文字程度にまとめること一般的と言われています。また、ビジネスマナーにも注意が必要です。過剰に意識する必要はありませんが、ビジネスメールを送る際には、相手に敬意を払うことを心掛けてください。丁寧な言葉遣いや挨拶など、ビジネスマナーを守ることで、相手との信頼関係を築くことができます。また、件名だけでは無く添付するファイル名にも注意が必要です。ファイル名には、相手が理解しやすいように、わかりやすい名前をつけることが重要です。また、ファイル名には、日付やバージョン番号などをつけることで、管理しやすくすることができます。また、メールの宛先については相手が複数の場合、誰宛に送っているのかを明示することや、宛先間違いによる誤送信が無いか、などに注意が必要です。送付期限には、余裕を持って設定をし、必ず期限を守ることも重要です。送付期限が近づいた場合は、相手に事前に連絡することが必要です。これらの注意点を押さえることで、スムーズな業務遂行が可能になります。
また、見積書、発注書、納品書、検収書、請求書についてはエクセルファイルで作成することをお勧めします。ワード形式などで作成しても良いのですが、これらの書類には必ず金額が記載され、その計算根拠を記載することが一般的です。そのため、金額が変わるたびに毎回手計算をしなければならないよりは、一度ひな型を決めたら、後は金額や日数などを入れ替えるだけの労力ですむエクセルファイルでの作成をお勧めいたします。 エクセル形式での書類作成には、テンプレートを利用することをおすすめします。テンプレートを利用することで、書類の形式を統一することができます。テンプレートについては、無料でダウンロード出来るものもありますので、使いやすいものを選ぶことができます。またエクセル形式での書類作成には、フォーマットの取り扱いに注意することが重要です。フォーマットが崩れてしまうと、書類の見栄えが悪くなってしまいます。また、フォーマットが崩れてしまうと、計算式が正しくなくなることがあり、正確な情報の記載が行われなくなってしまいます。
テンプレートをダウンロードしてフォーマットを加工する際にはセルの結合にも注意が必要です。セルを結合することで、書類の見栄えを良くすることができます。しかし、セルを結合しすぎると、計算式が正しくなくなることがあります。また、印刷時に文字が切れてしまうことがありますので注意が必要です。
またフォーマットの文字の大きさや色、罫線の種類などにも拘りたいところです。
以上が、メールでの送付とエクセルでの書類作成についての注意点です。これらの注意点を押さえることで、スムーズな業務遂行が可能になります。
ソフトウェアを活用した、見積書、納品書、請求書等の作成
これらの書類を発行するためには、手作業で作成する必要があり、多くの時間と手間がかかります。実は多くのソフトウェアには、見積書、発注書、納品書、検収書、請求書を発行する機能が備わっています。これらの機能を使いこなすことで、手作業で書類を作成する手間を省くことができます。残念なことに普段使っているソフトウェアにこれらの機能があることが知られていないこと等により、せっかくの機能が活用されていないということはよくあることです。これらの機能を使いこなせていない場合、手作業で書類を作成する必要があり、多くの時間と手間がかかってしまいます。また、手作業で書類を作成する場合、作業量が増えることによってミスが発生する可能性が高まります。これらのミスは、取引先との信頼関係を損なう原因となるため、当然、避けるべきです。これらの機能を使いこなすためには、まずはソフトウェアの使い方を学ぶことが必要です。普段、業務で利用している会計ソフトや販売管理ソフト等がある場合には、そのソフトウェアについて、「もしかして、付随する機能として見積書 請求書 納品書 検収書 発注書などの発行機能があるのではないか？」と確認してみることをお勧めします。意外と多くのソフトウェアにおいて、これらの書類の作成機能が備わっています。また、多くのソフトウェアには、使い方を学ぶためのマニュアルやチュートリアルが用意されています。これらのマニュアルやチュートリアルを参考にしながら、機能を使いこなすことができます。ただし、これらの機能を使いこなすためには、書類の作成方法についても、ある程度の知識が必要です。ソフトウェアから出てくるアウトプットが十分なものであるかどうかなどの判断をするための最低限の知識は必要です。
以上のように、見積書、発注書、納品書、検収書、請求書をソフトから発行できる機能を使いこなすことができれば、手作業で書類を作成する手間を省くことができます。最初は面倒に思うかもしれませんが、これらの機能を使いこなせていない場合、手作業で書類を作成する必要があり、多くの時間と手間がかかってしまいます。これらの機能を使いこなすためには、ソフトウェアの使い方を学ぶことをお勧めします。
書類管理に役立つクラウドシステム
書類のやり取りをおこなう際には、その管理も拘りたいポイントです。書類の管理にはクラウドシステムを活用することをお勧めします。クラウドシステムを活用することには、多くのメリットがあります。一つ目のメリットはファイルの共有が容易になるということです。クラウドシステム上にファイルをアップロードすることで、社内の他のメンバーと簡単にファイルを共有することができます。また、クラウドシステム上にアップロードされたファイルは、いつでも、どこからでもアクセスすることができます。次にバックアップが自動的に行われるというメリットがあげられます。設定にもよりますが、クラウドシステムを利用することで、ファイルのバックアップが自動的に行われるようになります。ファイルをクラウドシステム上にアップロードすることで、ファイルが紛失した場合でも、バックアップからファイルを復元することができます。また、セキュリティが強化されるということもメリットの一つです。クラウドシステム上にアップロードされたファイルは、パスワードや暗号化などによって、セキュリティ機能を強化することによって、情報が保護されます。また、クラウドシステム上にアップロードされたファイルは、社内の他のメンバーと共有することができますが、アクセス権限を設定することで、情報漏えいを防止することができます。そして自社のサーバーにデータを置いた場合と比較し災害時などの情報の喪失の危険性が圧倒的に買ってきます。その他のメリットとしては、検索の容易性があげられます。クラウドシステムを利用することで、システム上にアップロードされたファイルは、キーワード検索などの検索機能を利用して、簡単に検索することができます。その上で、コスト削減が可能になるという利点もあります。何故ならば。クラウドシステムを利用することで、サーバーの設置やメンテナンスなどのコストを削減することが出来るからです。
書類管理に役立つクラウドシステムの代表的なものとしてDropboxが上げられます。Dropboxは、ファイル共有やバックアップ、セキュリティ機能などが充実しているクラウドシステムです。また、検索機能も優れており、簡単にファイルを検索することができます。それ以外にGoogle Driveもお勧めできるサービスです。Google Driveは、Googleが提供するクラウドシステムですあり、ファイル共有やバックアップ、セキュリティ機能などが充実しており、検索機能も優れています。Googleのアカウントを持っている場合は、無料で利用することができます。OneDriveは、Microsoftが提供するクラウドシステムであり、ファイル共有やバックアップ、セキュリティ機能などが充実しており、検索機能も優れています。それ以外にもさまざまなクラウドサービスがあり、ご自身にあったものを選択することをお勧めいたします。
電子帳簿保存法と電子データの保存と取引
見積書や請求書、納品書、検収書、発注書などの書類は紙によるものだけでなく電子デーでのやり取りや保管をすることも認められています。
電子帳簿保存法は、電子データの保存と取引に関する法律です。この法律により、企業は電子データを用いた取引に対応する必要があります。電子帳簿保存法における「電子取引」とは、電子データを用いてやり取りした取引情報（請求書・領収書など）を指します。2022年に電子帳簿保存法が改正され、すべての事業者に「電子取引」への対応が求められることとなりました。
電子取引に該当する取引情報は、電子データで保存することが義務付けられています
電子帳簿保存法における電子データの保存には、大きく4つの保存要件があります。それは
- 真実性の確保、②可視性の確保、③関連書類の備え付け、④検索機能の確保です。
真実性の確保には、タイムスタンプの付与が必要です。タイムスタンプとは、電子データに改ざんがなく、確実に存在していたことを証明できるものです1. 可視性の確保には、保存場所に電子計算機・プログラム・ディスプレイおよびプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付ける必要があります。 関連書類の備え付けには、システムの概要を記載した関連書類を備え付ける必要があります。次に検索機能の確保には、取引年月日、取引先、取引金額の3項目で検索できるようにする必要があります。電子帳簿保存法における電子データの取引にも、注意点があります。
「電子帳簿保存について紙の原本がある場合は、これまで通り紙で保存するのが原則です。
電子帳簿保存において、紙の原本がある場合は、これまで通り紙で保存するのが原則です。ただし、法改正により、電子データにして保存することも可能になりました。ただし、電子データにすることは任意であり、義務ではありません。一方、紙の原本がなく、電子データで授受した場合には、各種証票を電子データのまま保存する義務が、2024年1月1日から施行されました。この義務は、受領したものも、送信した控えも、紙の原本がなければ対象となります。具体的には、見積書、発注書、納品書、検収書、請求書、領収書など、すべてが対象となります。これらの書類は、メールで送信する場合や、ネットからダウンロードした場合でも、電子データのまま保存する必要があります。基本的には電子取引によるやり取りをした全ての取引情報が、電磁記録の保存義務の対象となります。契約書、見積書、発注書、請求書、領収書、送り状など、電子取引に関わる全ての書類が保存の範囲に含まれます。保存の必要性に迷った場合は、都度税務署や顧問税理士に確認することをお勧めします。」
終わりに
ビジネスにおいて、見積書、発注書、納品書、検収書、請求書等の書類は、取引において重要な役割を果たします。しかしながら、これらの書類を作成すること自体は、収益を生み出す業務ではありません。そのため、軽視されがちです。今回ご紹介した業務のポイントを抑え、正確かつ丁寧に書類を作成することで、取引先との信頼関係を築き、今後のビジネスに役立てて頂けると幸いです。
この記事を書いた人
中小企業診断士14tc
大学卒業後、大手建設会社の経営企画室、関係会社数社の経理担当、マンション営業部を経て、都内のベンチャー企業４社の役員、不動産コンサル会社の業務改善担当を経て、コンサルファームのプロジェクトマネージャーとして事業再生案件を中心に約80社のサポートを経験。2023年中小企業診断士登録後は、個人の活動として小規模事業者の資金繰り支援、補助金申請サポート、専門家派遣対応、BCP計画策定支援、セミナー講師などもおこなっている。