行政書士が詳しく説明!内容証明郵便で退職届を送るメリットと作成のコツ
独立開業やキャリアアップのため退職を考える方が増えています。今回は退職届とは何か?退職届を内容証明で送るのはどんな時か?お話しします。さらに退職届を内容証明で出すメリットとデメリットと、退職届作成に便利なテンプレートもご紹介します。
退職届と内容証明の基本知識
まず退職届と内容証明について基本的な知識について、それぞれお話します。
退職届とは？
退職届は、労働者側から退職することを「通告」する書類です。一度出したら撤回出来ません。
内容証明とは?
内容証明は「いつ」「誰が」「誰に」「どんな内容の文章を出したか」郵便物の内容を記録して残すものです。退職届だけでなく、未払代金の督促など大切な書類に使われます。
退職届と内容証明の違い
退職届は「会社を辞めます」と通告する書類です。一方、内容証明は郵便物の内容、差出人、名宛人を証明する書類です。「辞めます」と通告する退職届を内容証明郵便で出すなら、退職届の内容と差出人、名宛人、そしていつ出したか、記録が残るのです。
退職届と内容証明の作成・送付方法
退職届と内容証明は、作成と送付方法に一定のルールがありますので、これから説明します。
退職届の書き方と提出方法
ネット上には退職届のテンプレートが多く載せられています。便利ですが、基本的なポイントは忘れずに書きましょう。
1,冒頭に「退職届」と書きます。
2，「私は」ではなく、「私儀」または「私事」と書きます。
3,続けて退職理由と退職希望日を書きますが、退職理由は「一身上の都合」でかまいません。
4,最後に「退職します」と締めくくります。
5,退職届を提出する日を書き、所属と自分の氏名を記入し、名前の最後に捺印しましょう。
6,退職届の宛先は、会社の正式名称と社長の名前です。特に決まりがない限り、黒いボールペンや万年筆で縦に手書きします。パソコンで作成する場合、署名部分だけは手書きです。
7,退職届の提出は直接手渡したいですが、難しい場合は内容証明がおすすめです。
内容証明の作成方法と郵送方法
1,内容証明は1行20字以内、1枚26行以内がルールです。使える文字は、ひらがな、カタカナ、漢字、数字で、英字は氏名や会社名、地名などの固有名詞のみ使うことができ、「」や句読点は1文字と数えます。
2,「通知書」「退職届」などタイトルを書き、内容がわかるようにします。時候の挨拶は不要です。
3,同じものを3通と封筒を用意します。1通目は相手方に送り、2通目は自分の控です。3通目は郵便局で保管し、「受け取っていない」と言えない仕組みです。
4,枚数が2枚以上になる場合、ホチキスで留め、つなぎ目に差出人のハンコを押します。
以前は手書きかパソコンで作成して郵送していましたが、最近は電子内容証明(e内容証明)を利用する人も増えています。郵便局のサービスなので、詳しくはリンクをご覧ください。Webゆうびん｜日本郵便 (japanpost.jp)
内容証明を扱う郵便局は決まっているので、先に確認されることをお勧めします。必ず配達証明を付け、会社が書面を受け取った事実と日時を確認するようにしましょう。
内容証明の受取拒否とは
内容証明はポストに投函せず、相手に直接手渡し受領印をもらいます。受取を拒否すると差出人に返送されますが、退職届が無効になるわけではありません。
民法97条の規定により、内容証明が会社に届いた時点で効力が発生するため、多くの場合は退職の意思表示が到達したと判断されます。
万が一裁判になった場合にも、裁判の証拠としても使える可能性が高いです。なお受取を拒否した事実は記録されますが、理由までは記録されません。
2週間の予告期間
雇用期間が定められていない場合、仕事を退職するためには民法627条の規定により、2週間前に予告しなければいけません。就業規則で「退職は1か月前に申し出るように」と決めている会社もありますが、就業規則より法律の「2週間」が優先です。しかし引き継ぎなどの時間も必要になりますので、退職届の作成と内容証明郵便の送付は、ゆとりをもって行いましょう。
なお有期雇用契約の場合は、原則として期間が満了するまで働かなくてはいけませんが、下記の理由であれば、期間満了前でも退職が認められます。
1,病気やケガ、家族の介護などやむを得ない事由がある場合
2,会社が退職に合意した場合
3,1年を超える有期契約の場合で、契約初日から1年を経過した日以降である場合
なお退職によって会社側に損害を与えた場合は、損害賠償の請求をされる可能性がありますので、ご注意ください。、
上記のルールは、民法628条や労働基準法137条で決められています。
内容証明を出すタイミング
退職届を直接渡すことが難しい場合、内容証明を出すタイミングといえるかもしれません。例えば下記の場合です。
1,退職届を受け取ってもらえなかった、または受け取ってもらえない可能性がある
2,出社できない事情がある場合(セクハラ、パワハラで出社できない場合も含む)
3,退職予定日まで余裕がない場合(すでに次の就職先が決まっている場合など)
退職、内容証明をめぐるトラブルと対策
退職することを伝えるたり、内容証明を出した場合、トラブルとなる可能性があります。ここから対策をお話しします。
退職届が受理されない場合はどうするの?
退職届が受理されない場合、労働基準監督署や総合労働相談コーナーなど公的な相談窓口を利用する方法があります。
裁判や労働審判も検討している場合、労働問題に詳しい弁護士に相談することをお勧めします。
さらにスムーズな退職を助けてくれる、退職代行のサービスを使う方法もあります。
パワハラ、不当解雇に対する対処法
退職したいと伝えるとパワハラをを受けたり、不当解雇されることもあります。このような時、早急に労働問題に詳しい弁護士へ相談しましょう。労働問題を専門に扱う弁護士であれば、法的な視点や過去の事例から、不当解雇であるか判断でき、サポートをしてもらえます。
未払賃金や残業代の請求方法
未払いの賃金や残業代がある場合、退職後であっても会社に対して請求することが出来ます。これには3年の期限があり、加えて計算が複雑なため、こちらも弁護士への相談をお勧めします。
労働審判や裁判を利用する方法
労働審判とは、解雇や給料の不払など、労働関係のトラブル解決の手続で、裁判所が非公開で扱います。短期間で話合いで解決を図りるもので、迅速な準備と専門知識が必要なので、一般的には弁護士に依頼します。不服がある場合、裁判で争うことも可能です。
退職、内容証明関連の資料をご紹介
退職届や内容証明を作る際に、参考になる資料です。
退職（退職金を含む）に関する相談｜長野労働局 (mhlw.go.jp)
実際の事例を基にQ＆Aを作成し、わかりやすく解説が載せられています。
退職届と退職願の違い｜神奈川県弁護士会 (kanaben.or.jp)
「お悩み相談」で退職届について詳しく説明しています。
678310_61676599_misc.pdf (fukuoka.lg.jp)
福岡県庁の資料です。内容証明や退職届のサンプルがあり、テンプレートのように使用することも出来そうです。
退職と転職の関連性、そして円満退職するには?
退職後に転職活動を行うと、一時的に収入がなくなるなどのデメリットが多く、退職する前から転職活動を行う人が少なくありません。会社は代わりの人を見つける必要がありますので、余裕をもって退職の意向を示し、退職届も早めに提出するようにしましょう。
退職代行サービスとは?
退職代行サービスは、自分の代わりに会社への退職連絡を代行してくれます。出社せずに退職できる点が一番のメリットですが、民間の退職代行サービスの中には、会社との交渉が出来ず、退職の意思を伝えるのみにとどまる事があります。どこまでサポートしてくれるか、調べて依頼しましょう。
退職、内容証明を支援する専門家と依頼の仕方
弁護士は退職や内容証明の作成を支援に加えて会社との交渉が出来、労働審判や裁判のサポートも可能です。行政書士は、内容証明など書類作成の専門家ですが、会社との交渉はできませんので注意が必要です。依頼方法は、専用フォーム、メール、電話など、事務所により色々です。「退職したい」「内容証明を作成したい」など、要件をはっきりと伝えましょう。
退職代行サービスの活用
最後になりますが、退職代行サービスを効果的に活用するポイントです。利用料金やサポート内容に加え、運営元がどこか必ず確認てください。弁護士や労働組合が運営するものであれば、会社と交渉が必要になった時に対応してもらえるのでいおすすめです。スムーズな退職のため、必要なサービスを選んでください。