【例文あり】トップセールスが教える！商談獲得につながるアポイントメールの書き方
アポイントメールの作成に苦労していませんか？メールでのアポイント獲得成功の鍵は、正確な方法とお手本となる実例を知ることです。
この記事では、実務経験豊富なトップセールスが効果的なアポイントメールの書き方や具体的な例文をご紹介します。
私[D1] は現役の上場企業営業マンであり、営業成績トップを誇るだけでなく、IT系の個人事業主として7年以上の経験を持つプロフェッショナルです。
この記事を読むことであなたはこのような知識を得られます。
１．アポイントメールの基本的な書き方とポイント
２．商談獲得に特化したアポイントメールのテクニック
３．シーン別・ケース別のアポイントメールの例文
４．アポイント率を最大化できる効果実証済みの「とある手法」
この記事を読み終えるころには、アポイントメール作成の自信がつき、商談獲得につながるメールを効率的に作成できるようになるでしょう。
あなたの営業活動が次のレベルにレベルアップする過程を、一緒に実現しましょう。
<h2>アポイントメールの基本的な書き方と例文</h2>
アポイントメールは、新規顧客を獲得するための重要なステップです。
ここでは、その基本的な書き方と例文について解説します。
メールを書く際には、相手に敬意を表し、関心を持ってもらえるように心がけることが大切です。
<h3>アポイントのお願いの文面と注意点</h3>
アポイントのお願いをする際は、相手の時間を尊重する姿勢を示すことが重要です。
そのためには、メールの目的を明確にし、相手が興味を持ちそうな内容を簡潔に伝える必要があります。
また、具体的な提案や相手のメリットを前面に出すことで、返信を促すことができます。
【注意点】
順番に見ていきましょう。
<h3>件名は簡潔にする</h3>
件名はメールの「顔」です。短くても、受信者がメールの内容を一目で理解できるように工夫しましょう。
例えば、「〇〇（自分の名前）からのアポイントのお願い」のように、具体的かつ誠実な表現を心がけます。
<h3>本文は要点から書き出す</h3>
メールの本文では、最初の数行で読者の注意を引くことが大切です。
自己紹介から始め、メールを送る理由と、相手にとってのメリットを簡潔に説明します。
長々と前置きをするのではなく、要点を押さえた書き方を心がけましょう。
<h3>宛名と挨拶文は省略せずに記載する</h3>
宛名と挨拶文は、相手への敬意を示すために欠かせません。
可能であれば、相手の名前を呼びかけながらアプローチし、誠実な挨拶を添えることで、メールに親しみをもってもらうことができます。
<h3>メールを送った経緯を書く</h3>
メールを送る理由や経緯を簡潔に説明することで、相手にメールの背景を理解してもらうことができます。
例えば、共通の知人からの紹介や、特定のイベントでの出会いなど、具体的な接点を示すことがポイントです。
<h3>正しい敬語を使用する</h3>
ビジネスメールでは、正しい敬語の使用が必須です。
相手に不快感を与えないためにも、尊敬語や謙譲語を適切に使い分けることが大切です。
また、文末の丁寧さも、印象に大きく影響します。
<h3>具体的なアポイントメールの例文と解説</h3>
【例文】
本文:
○○様
お忙しい中、失礼いたします。株式会社△△の□□と申します。
先日は、〇〇の展示会でお話しでき、大変光栄でした。
貴社の最新プロジェクトについて伺い、私たちの提供する〇〇サービスが、貴社の課題解決に貢献できると確信しております。是非、詳細をご説明させていただきたく、お時間をいただけないでしょうか。
ご都合の良い日時をお知らせいただければ幸いです。お忙しい中恐縮ですが、ご返信を心よりお待ちしております。
敬具[D3]
【解説】
この例文では、まず宛名と挨拶で相手への敬意を示しています。
その後、メールを送る経緯と目的を簡潔に説明し、具体的な提案をしています。
最後に、相手の返信を促す文言でメールを締めくくっています。
このように、メールの各部分が連携して、相手にアクションを促す構成になっていることがポイントです。
<h2>アポイントメールの成功のための４つのコツ</h2>
アポイントメールは、新規顧客との接点を作るための重要なツールです。
その成功は、メールの書き方や、いかに受信者の関心を引き、返信を促すかにかかっています。
ここでは、アポイントメールを成功させるための４つのコツをご紹介します。
<h3>①顧客のメリットを記載する</h3>
アポイントメールを書く際、最も重要なのは受信者にとってのメリットを明確にすることです。
具体的には、あなたの提案がどのように受信者の問題を解決するのか、または彼らの状況を改善するのかを示します。
メリットが明確であればあるほど、受信者は返信に対して前向きな姿勢を示すでしょう。
<h3>②複数の日程を提示する</h3>
提案する会議やアポイントメントの日程に柔軟性を持たせることは、返信を得やすくするための有効な方法です。
なるべく複数の日程を提案し、受信者に選択肢を提供します。
これにより、受信者は自分のスケジュールに合わせてアポイントメントを設定しやすくなります。
<h3>③開封したくなる件名にする</h3>
件名は、メールが開封されるかどうかを左右する重要な要素です。
興味を引く、または好奇心をそそるような件名は、開封率を高める効果があります。
件名は簡潔で、受信者がメールの内容について知りたくなるような表現を使用します。
また、件名に受信者の名前や個別の関心事を含めることで、さらにパーソナライズされたアプローチとなります。
<h3>④的確かつコンパクトにメリットを伝える</h3>
メールの本文は、受信者が一目で理解できるよう、簡潔かつ明確に書くことが求められます。
長々とした説明は避け、受信者にとっての具体的なメリットや提案の価値を短い段落で伝えます。
これにより、受信者はメールを通じて何を得られるのかをすぐに把握し、返信する動機を持つことができます。
アポイントメールの成功は、受信者がメールの内容に興味を持ち、返信を促すことにあります。
上記のコツを活用することで、受信者からの返信率を上げ、最終的には新規顧客獲得につながる可能性を高めることができます。
<h2>訪問アポメール・商談アポメールの書き方と例文</h2>
訪問アポメールや商談アポメールは、潜在顧客との関係構築やビジネスの機会を広げるための重要な手段です。
ここでは、それらを効果的に作成するためのポイントと、具体的な例文をご紹介します。
<h3>訪問アポメールの書き方の４つのポイントと例文</h3>
訪問アポメールを書く際のポイントは次の通りです。
①ターゲットに合わせたカスタマイズ：受信者の業界や関心事に合わせて内容をカスタマイズし、関心を引きます。
②具体的な提案：訪問の目的や、訪問によってどのようなメリットがあるかを具体的に記載します。
③日程の提案：なるべく2〜3の日程を提案し、受信者に選択肢を与えます。
④簡潔さ：忙しいビジネスパーソンは長文を読む時間がありません。短く、要点を抑えたメールを心がけましょう。
【例文】
件名: 【ご提案】貴社の課題解決に向けたサービス紹介のお願い
本文:
山田様
株式会社〇〇の田中と申します。先日は展示会でのご挨拶、ありがとうございました。
貴社の現在の課題に対して、当社の最新サービスが有効な解決策となる可能性が高いと考えております。是非、貴社にお伺いし、詳細をご説明させていただければと思います。
差し支えなければ、ご都合の良い日時を以下の中からお選びいただけますでしょうか。
・4月20日(水) 14:00〜
・4月22日(金) 10:00〜
・4月25日(月) 15:00〜
お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
敬具[D4]
<h3>商談を進めるためのアポメールの書き方の４つのポイントと例文</h3>
商談を進めるためのアポメールでは、以下の４つのポイントを押さえることが大切です。
①関係性の構築：受信者との関係を深めるような内容を含め、信頼関係の構築を目指します。
②価値提案：商談を通じてどのような価値を提供できるかを明確にします。
③成果の事例：類似の成功事例や成果を示し、受信者の興味を引きます。
④クロージング：具体的な次のステップへ誘導するクロージングを忘れずに。
【例文】
件名: 【商談のご提案】貴社の成長を加速させるソリューションのご紹介
本文:
佐藤様
株式会社△△の鈴木です。いつもお世話になっております。
貴社のさらなる成長を支援するため、当社が提供する〇〇ソリューションの導入をご提案させていただきたく、お時間をいただければと思います。実際に導入いただいた他社様では、以下のような成果がありました。
・売上の20%向上
・オペレーションコストの30%削減
ご興味をお持ちいただけましたら、下記の日程で商談の機会を設定させていただけないでしょうか。
・5月2日(月) 13:00〜
・5月4日(水) 10:00〜
ご多忙のところ恐縮ですが、ご返信いただけますと幸いです。
敬具[D5]
これらの例文とポイントを参考に、効果的なアポイントメールを作成し、ビジネスチャンスを広げましょう。
<h2>ケース別アポイントメールの例文</h2>
アポイントメールは、新規顧客獲得や既存顧客との関係維持において重要な役割を果たします。それぞれの状況に応じたアプローチが必要です。
ここでは、様々なケースに合わせたアポイントメールの例文をご紹介します。
<h3>新規顧客へのアポ取りメールの例文</h3>
件名: 〇〇様への特別なご提案
本文:
〇〇様
はじめまして。株式会社〇〇の〇〇と申します。
貴社のHPを拝見し、〇〇に関する取り組みに大変感銘を受けました。
私たちの提供する〇〇サービスが、貴社のさらなる発展に貢献できると確信しております。詳細をご説明させていただくために、短い時間ですがお会いできたら嬉しく思います。
差し支えなければ、ご都合の良い日時を以下の中からお選びいただけますでしょうか。
・4月20日(水) 14:00〜
・4月22日(金) 10:00〜
・4月25日(月) 15:00〜
お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
敬具
<h3>既存顧客へのアポ取りメールの例文</h3>
件名: 【重要】〇〇様への新サービスのご案内
本文:
〇〇様
いつもご愛顧いただき、誠にありがとうございます。株式会社〇〇の〇〇です。
この度、貴社にさらなる価値を提供できる新サービスを開始しました。
これまでのご利用状況を踏まえ、〇〇様に特にお役立ていただけると考えております。
ぜひ詳細をご説明させていただければ幸いです。
差し支えなければ、ご都合の良い日時を以下の中からお選びいただけますでしょうか。
・4月20日(水) 14:00〜
・4月22日(金) 10:00〜
・4月25日(月) 15:00〜
お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
敬具
<h3>アポ了承をもらったときの例文</h3>
件名: 【確認】〇〇様とのお打ち合わせの件について
本文:
〇〇様
お世話になっております。
この度は、お忙しい中お打ち合わせのお時間をいただき、誠にありがとうございます。
〇〇日〇〇時より、〇〇にてお待ちしております。
当日は、〇〇について詳しくご説明させていただきます。
何かご質問等がございましたら、事前にお知らせください。
楽しみにしております。
敬具
<h3>日程を再調整するときの例文</h3>
件名: 【お願い】〇〇様とのアポイントメント日程の再調整について
本文:
〇〇様
いつもお世話になっております。
大変申し訳ございませんが、〇〇に予定しておりましたお打ち合わせを
都合により変更させていただきたく存じます。
代わりの日程として、以下の日時がございます。
ご都合の良い時間をお選びいただけますでしょうか？
・4月20日(水) 14:00〜
・4月22日(金) 10:00〜
・4月25日(月) 15:00〜
ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、ご協力のほどよろしくお願いいたします。
敬具
<h3>商談前日のリマインドを送るときの例文</h3>
件名: 【リマインド】明日のお打ち合わせについて
本文:
〇〇様
お世話になっております。
明日〇〇時より、〇〇にてお打ち合わせのご予定をいただいております。場所は〇〇です。
当日は〇〇について詳細をご説明いたします。
ご準備いただきたいものがございましたら、お知らせください。
〇〇様とお会いできることを楽しみにしております。
敬具
<h3>商談後のお礼を送るときの例文</h3>
件名: 【御礼】本日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました
本文:
〇〇様
お世話になっております。
本日はお忙しい中、貴重なお時間を割いていただき、誠にありがとうございました。
本日は〇〇についてのご説明をさせていただきましたが、
ご不明点や追加で情報が必要な点がございましたら、いつでもご連絡ください。
今後ともよろしくお願いいたします。
敬具
これらの例文を参考に、さまざまなケースに応じたアポイントメールを作成してみてください。
ポイントは、相手に敬意を表し、明確かつ簡潔に目的を伝えることです。
<h2>アポイントメールの６つの注意点</h2>
アポイントメールは、ビジネスのきっかけを作る最初の手段のため、売上に直結すると言っても過言ではない重要な役割を果たします。ここまで読んでいただいて、アポイントメールの「内容」については、格段にレベルアップしたと思います。次に、アポイントメールには「内容」だけでなく、送る際に注意しなければならないポイントがあるので、ご紹介します。
商談に繋がる確率を最大限に高めるためのアポイントメールに関する重要な注意点です。
<h3>①メールの送信時間</h3>
メールの送信時間は、受信者がメールを開封しやすい時間帯を考慮して選ぶ必要があります。
・業務時間の始まり：9時〜10時頃
・お昼休憩の時間帯：12時〜13時頃
・終わりに近い時間帯：17時〜18時頃
などは、受信者がメールを確認する可能性が高いためお勧めです。
よほどのことがない限り、早朝6時前や、夜9時以降などのプライベートな時間帯には、メールは送らない方がベターです。
<h3>②一次返信を最速で行う</h3>
返信を受けたら、迅速に対応することが大切です。
私が勤めている上場企業では「一次返信を最速で行うこと」が徹底的に教育されています。
例えば、返信するために何か確認が必要なメールだったとしても、メールを確認した時点ですぐに、
「確認が必要なため、改めてご連絡いたします。」
という旨を返信する。これが「一次返信を最速で行う」という意味です。
これにより、相手に対する敬意と真剣さを示すことができます。
<h3>③宛先・名前など、内容に間違いないかのチェックをする</h3>
宛先や名前の誤りは、相手の信頼を損なう原因となります。
メールを送信する前に、宛先や名前、その他の内容に誤りがないかを必ず確認しましょう。
特に「名前間違い」は場合によっては致命的なミスになりかねません。
実は、私は昔、新入社員時代にメールで先方の社長のお名前を間違えてしまったことがあり、上司にこっぴどく叱られた経験があります。
幸いにも、先方がとても優しい社長だったため「名前間違ってたねー！あははは！」と笑って和やかな空気にしてくださり救われましたが、場合によっては先方の信用を失ってしまいかねないため、名前間違いは特に十分注意しましょう。
<h3>④お礼を添える</h3>
メールの冒頭や結びにお礼の言葉を入れることで、相手に対する感謝の気持ちを伝えることができます。これは基本的なことではありますが、とても重要です。
<h3>⑤アポの場所も再確認する</h3>
アポイントメントの場所については、メールで再度確認することが重要です。
これにより、当日の混乱を避けることができます。
<h3>⑥送付資料の書き方と注意点</h3>
もしメールに資料を添付する場合は、その内容と目的を明確に説明しましょう。
また、大きなファイルは圧縮するか、オンラインで共有できるリンクを提供すると良いでしょう。
これらの注意点は、相手に敬意を表し、メールの目的を明確に伝えるために重要です。
効果的なアポイントメールは、相手との信頼関係を築き、ビジネスチャンスを最大化するための鍵となります。
<h2>効率的な日程調整の方法とは？</h2>
ビジネスシーンにおいて、日程調整は頻繁に行われる重要なプロセスです。
特にメールを使った日程調整は、相手との効率的なコミュニケーションを実現するために、いくつかのポイントを押さえる必要があります。
<h3>日程調整メールの書き方の４つのポイント</h3>
日程調整メールを書く際には、以下の点に注意しましょう。
①明確な件名：件名には「日程調整のお願い」など、目的が一目でわかる文言を入れます。
②簡潔な本文：本文は簡潔に、調整したい日程の範囲や、会議の目的を明確に記載します。
③複数の提案：複数の日時を提案することで、相手の都合に合わせやすくします。
④返信の便宜：返信しやすい形式（例：番号をつける）で提案すると、返信がスムーズになります。
<h3>日程に問題なかったときの返信の例文</h3>
〇〇様
お忙しい中、日程調整のご提案ありがとうございます。
ご提案いただいた〇月〇日〇〇時からの日程で可能です。
当日お会いできるのを心より楽しみにしております。
どうぞよろしくお願いいたします。
敬具[D6]
<h3>日程に都合がつかなかったときの返信の例文</h3>
〇〇様
日程のご提案ありがとうございます。
申し訳ありませんが、〇月〇日は既に他の予定が入っております。
代わりに以下の日時でいかがでしょうか？
・4月20日(水) 14:00〜
・4月22日(金) 10:00〜
・4月25日(月) 15:00〜
ご検討いただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。
敬具[D7]
<h3>先方からリスケを依頼されたときの返信の例文</h3>
〇〇様
リスケのお願い、承知いたしました。
提案いただいた新しい日程で問題ございません。
改めて〇月〇日 〇〇時からで予定させていただきます。
当日はよろしくお願いいたします。
敬具[D8]
効率的な日程調整は、両者の時間を尊重し、スムーズなビジネスの進行を促すために不可欠です。
上記の４つのポイントと例文を参考に、メールでの日程調整をより効果的に行いましょう。
<h2>アポ獲得に最も効果的なのは「メール×電話」の合わせ技</h2>
実は、アポ獲得に最も効果的な手法があります。それが「アポイントメール×追いかけ電話」です。
これが統計データ的にも、私の経験上的にも、最もアポ獲得率が高まります。
やり方は非常にシンプルで、まず、今回の記事でお伝えしたポイントに沿ってアポイントメールを作成し送信します。
その後、もし当日中に返信があればそのままアポイントの日程を確約できますが、もし当日中に返信がなかった場合、「翌日に電話もかけてみる」のです。
電話で伝える内容もシンプルに、
・メールを送らせていただいた旨
・メールの概要を端的に伝える
・アポイントの日程のお願い
のようなことを伝えると良いです。
例えば以下のようなイメージです。
【電話のトークの例】
昨日メールをさせていただいた株式会社〇〇の〜〜と申しますが、今お時間少々よろしいですか？（←メールを送らせていただいた旨を冒頭で伝える）
ありがとうございます。
実は御社の〇〇という事業の〇〇という部分に対して、
当社の最新サービスが非常に効果的な可能性が高いと考えております。（←メールの概要を改めて端的に伝える）
是非、詳細をご説明させていただければと思いますので、
差し支えなければ、今週〜来週あたりでお時間30分ほどいただけませんでしょうか？（←アポイントの日程のお願いをする）[D9]
このように、メールに返信がなかった場合に電話で改めてご連絡することによって、アポイントの日程をご調整いただける可能性がグンと高まります。
・メールだけの連絡では、先方が返信を後回しにすることによって流れてしまう可能性がある
・いきなり電話でアポイントを取ろうとしても、信頼関係を構築できず話を聴いてもらいない
「メール」と「電話」にはそれぞれのこのようなデメリットがあるわけですが、両方を合わせて行うことによってそれぞれのデメリットを補い合うことができ、アポイント日程をいただきやすくなります。
ぜひ、アポイントのメールを送った後には、思い切って電話もかけてみるのもオススメですよ。
<h2>まとめ</h2>
今回の記事では、アポイントメールの効果的な書き方と例文などについて詳しく解説しました。
アポイントメールを書くときには、
・相手の関心を引く件名
・明確で簡潔な本文
・敬語の正しい使用
・メリットを明確に提示
・複数の日程を提案
これらのポイントを抑えることで、アポイントの獲得率を高め、ビジネスの成功につなげることができます。
また、「メール×電話の合わせ技」を使うことによって、さらにアポイントの獲得率を最大化させることができます。
アポイントメールは、新規顧客の獲得や商談の機会を増やすための強力なツールです。今後も、自社の売上アップや顧客への貢献のために、ぜひこれらのポイントを活用してアポイントを獲得していきましょう。
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[D2]読者の離脱を防止するため、この辺りで箇条書きを入れた方が良いと考え、箇条書きを入れました。
[D3]内部メモ
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