ビジネスメールは「書き出し」と「締め」がポイント！あなたのメール”お世話になります～よろしくお願いします”のワンパターンになっていませんか？
ビジネスメール作成時に書き出しと締めの言葉がワンパターンになっているため、別の言葉も用いるべきか悩んだことがある方は多いのではないでしょうか。なかには良い言葉が思いつかず、いつも固定の文言を使い続けているという方もいるかもしれません。しかし、相手や状況によって言葉を使い分けることで周囲に好印象を与えられるのも事実です。言葉の引き出しを多く持ち、良質なビジネスメールを作成していきましょう。
今回は会社員を15年間経験した私が、実際にビジネスメールで活用していた書き出しと締めの言葉を例文も交えながら説明します。特に個人事業主や開業予定者など気軽に聞ける相手が周囲にいない方は最後までご覧いただき、今後の仕事に活用していただければ幸いです。
書き出しは件名から始まっている
書き出しというと本文の冒頭を思い浮かべる方もいるかもしれませんが、実は件名から始まっていることを理解しておきましょう。本文ほどではないものの、件名もワンパターンになりやすい部分であるからです。なお、ワンパターンにならないためには、メールを送る目的や相手にどのように動いてほしいかという「結論」を件名に入れることが有効です。ここで、実際の例を紹介します。
・【御見積り】商品ナンバー〇○
・【修正依頼】〇〇プロジェクトのスケジュール案
・【周知】社内で迷惑メールが確認されました
・ご挨拶
日々作成するビジネスメールも細分化すれば、それぞれに目的や意味は違うことが分かります。上記はほんの一例ですが、件名に結論を記載することで書き出しのパターンも増え、受け手も用件を理解しやすくなります。また、隅付き括弧は読み手の視線を惹きつける効果があるので積極的に活用していきましょう。
本文の書き出しは相手や状況によって使い分ける
次に本文の書き出しについて説明します。
タイトルにもあるとおり、「お世話になります」という言葉を固定で使っている方は多いと思います。しかし、毎回のように使っていると、場合によっては受け手に違和感を与えることもあります。ビジネスメールにおいては相手や状況によって書き出しを使い分けるようにしましょう。以下に書き出しの例をいくつか並べてみたので、参考にしてみてください。
・面識がない相手 「突然のご連絡で失礼いたします」
・初対面を終えた後 「先日は貴重なお時間をいただきありがとうございました」
・久しぶりの連絡 「ご無沙汰しております」
・追加の連絡 「度々申し訳ありません」
・格式の高い相手 「平素は格別のご高配を賜り心より感謝申し上げます」
・フランクな関係性 「お疲れさまです」
・月曜日の朝 「週明け早々に恐縮です」
・新年の挨拶 「明けましておめでとうございます、本年もよろしくお願いいたします」
最近はチャットの普及もあり、文字に自分の感情をのせる文化が広がっています。「初めまして！」や「お疲れさまです！」など書き出しにビックリマークが入っているメールを見る機会もあるかもしれませんが、ビジネスメールでは一般的に使用を控えるべきと考えられています。こちらは相手との関係性や状況を見極めて使うようにしていきましょう。
締め言葉の選び方
書き出しと同様、締め言葉も相手や状況によって使い分けるようにしましょう。締め言葉には「よろしくお願いします」がよく用いられますが、言葉を少し付け加えるだけで相手へ与える印象を大きく変えることができます。
・「今後ともよろしくお願いいたします」
・「引き続きよろしくお願いいたします」
・「何卒（どうぞ）よろしくお願いいたします」
「今後とも」や「引き続き」、「何卒」を入れることで相手へ敬意や感謝を示すことができます。ビジネスメールでは基本的な部分でもあるので抑えておくようにしましょう。
なお、「よろしくお願いします」以外に使える締め言葉はこちらです。
・感謝を伝える 「本当にありがとうございました」
・謝罪する 「この度はご迷惑をおかけして申し訳ありませんでした」
・急ぎで用件を伝える 「取り急ぎご報告いたします」
・繁栄を祈る 「ご活躍を心よりお祈り申し上げます」
・用件の終わりを示す 「以上、ご連絡いたします。」
・体調を気遣う 「お大事になさってください」
・長文のメール 「長文失礼いたしました」
・年末の挨拶 「本年は大変お世話になりました、来年もよろしくお願いいたします」
代表的な締め言葉を紹介しました。
次の章からは、ここまでに挙げた書き出しや締め言葉が例文の中に登場します。シーン別に説明していくので、より理解を深めるようにしてください。
シーン別！書き出しと締め言葉を用いた例文
それではシーンごとに例文を見ていきましょう。イメージがより湧くようにメールを送る人物は以下に設定します。
※社会人5年目、20代後半、独身、自動販売機の設置をおこなう会社に勤務、営業職
<シーン1>
自動販売機の導入を検討しているクライアントへ4か月前に見積りを提出したが、正式発注のメールが本日届いたため、御礼のメールを送ることにした。
〝ご無沙汰しております。
その後お変わりございませんでしょうか。
この度は弊社の機械を採用いただき、誠にありがとうございます。
以前にお会いしたときから時間も経過しているため、念のため機械やスケジュールについて再度ご説明させていただければと思います。明日以降でしたらいつでもお伺いできますので、ご都合の良い日時をご教示いただけると幸いです。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。”
久しぶりに連絡をとる場合は書き出しに「ご無沙汰しております」を用いると効果的です。
また、「お変わりございませんでしょうか」を付け足すことで、受け手は自分のことを気にかけてくれていると感じ、嬉しい気持ちになります。「ご無沙汰しております」とセットで使うとよいでしょう。
なお、継続してやりとりをおこなうことが予想される場合の締め言葉としては「今後ともよろしくお願いいたします」や「引き続きよろしくお願いいたします」が適切です。
<シーン2>
クライアントであるA社から、A社の子会社にあたるB社が自動販売機の入替を検討しているため、至急連絡を入れてほしいと依頼があった。連絡先も受領したため、早速担当者にメールを送ることにした。
“突然のご連絡で失礼いたします。
〇○株式会社の〇〇と申します。
この度、A社様から貴社が自動販売機の入替を検討されていることを聞きました。
この機会にぜひ弊社の機械をご検討いただきたいと思います。
まずはご予算や納期、台数、飲料のラインナップなどご希望の詳細をお聞かせください。
以上、取り急ぎのご連絡にて失礼いたします。”
面識がない相手に対してメールを送ることはビジネスシーンで多々あります。そのような場面では初対面であることを意識して書き出しを使うようにしましょう。例文は「突然のご連絡で失礼いたします」としましたが、「初めまして」も書き出しとして使える言葉です。
また、今回のシーンでは、子会社の担当者に対してスピーディーにコンタクトをとることが営業に求められています。このような場合、締め言葉に「取り急ぎ」を入れることで、急いで連絡を入れたことを自然にアピールすることができます。
<シーン3>
社内の配送部門から、C社へ自動販売機を納品した際に機械を傷付けてしまったという内容の謝罪メールが届いたため、返信メールを送ることにした。
“お疲れさまです。
内容について確認しました。
C社へは私の方から謝罪の連絡を入れます。
今後の対応ですが、写真を見るかぎり傷は浅いので塗装で修復したいと考えます。
いつでも現地に向かえるように準備は進めておいてください。
また、ドライバーの〇〇さんもかすり傷を負ったとのことで心配しています。
どうかお大事になさってください。”
社内の人への書き出しは「お世話になります」ではなく、「お疲れさまです」を用います。社内と社外で書き出しは使い分けるにしましょう。
今回はクライアントへの謝罪が必要な一方、社員も怪我を負っている状況です。仲間を気遣う言葉をメールの締めに入れて配慮を示しましょう。
<シーン4>
クライアントD社の担当者から、結婚に伴い名字とメールアドレスが変更になるという内容のメールが届いたため、返信メールを送ることにした。
“この度はご結婚おめでとうございます。
また、新しい名字とメールアドレスについてもご丁寧にお知らせいただきありがとうございます。次回よりこちらのメールアドレスへ連絡させていただきます。
来月に入籍と挙式をされるのですね。
もう〇○様とお呼びすることができないのが少々寂しくもありますが、今後も変わらぬお付き合いをお願いいたします。”
このようなケースでは、祝福を伝える書き出しと関係が続くことを願う締めの言葉を用いるのがマナーです。なお、あまり関係が深くない相手からメールが届いた場合、「今後とも変わらぬご愛顧のほどお願い申し上げます」という締めの言葉でもよいでしょう。
まとめ
書き出しや締めの言葉はワンパターンになりがちですが、相手や状況によって使い分けることで読み手に好印象を与えることができます。言葉の引き出しを多く持ち、場面ごとに適切なビジネスメールが作成できれば、周囲からの信頼も増すはずです。対人関係を良好に保つためにも書き出しと締めの言葉は慎重に選ぶようにしましょう。
最後までご覧いただきありがとうございました。